2018/01/22

保育園・幼稚園の謝恩会幹事さん必見!記念品や場所の手配と会費の相場は?

保育園・幼稚園の謝恩会

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先日、長男の卒園式があり、卒園式のあとに謝恩会を開催しました。

謝恩会を無事に終えることができてほっとしています。

そこで、今回は、謝恩会を無事に開催し終えた私が、謝恩会の幹事になってしまって不安になっている方や謝恩会を頑張って成功させたいと思っている方に、謝恩会開催までのスケジュールをご紹介します。

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これは、謝恩会開催メンバーを集めての1回目のミィーティングから謝恩会当日までのスケジュールです。

これから1つ1つの仕事内容について細かく説明していきますが、年明けから動き出して全員でのミィーティングは2回で終わらせています。

1.1回目の全体ミィーティング

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(1)1回目のミィーティングはいつ?

年始早々の開催です。

(2)ミィーティングで何をする?

ミィーティングの内容は、

  1. 謝恩会の時間と場所決め
  2. 謝恩会の内容(ざっくり)決め
  3. 謝恩会の内容に沿ったグループ分け

です。

1回目のミィーティングで、謝恩会の内容をざっくり決め、この内容に沿ってグループ分けすれば、とても活動しやすくなります。

①謝恩会の時間と場所決め

謝恩会を企画する際、一番最初に決めないといけないことは、時間と場所です。

謝恩会の時間や場所については、ほとんどの園で、前年度以前の通例があるはずなので、それにならえば良いと思います。

あるいは、前年度の謝恩会委員さんの意見を参考に、時間や場所を変更してもOKです。

前年度と時間や場所を変更する場合はもちろん、前年度以前の通例にならう場合も、きちんと園長先生又は窓口になって下さる先生に、

  • 謝恩会を行いたい旨
  • 謝恩会の時間帯
  • 謝恩会の場所
  • 園のホール等を使わせて頂く場合には、その承諾

をお話ししておかなければいけません。

幹事さんは、1回目のミィーティングが終わったらすぐに園長先生又は窓口の先生に謝恩会開催の承諾を得ておきましょう。

②謝恩会の内容決め

謝恩会の開催時間内(例えば、2時間)で、何をするかを決めます。

  • 開会の挨拶など
  • 出し物(歌・クイズ・スライドなど)
  • 花束・プレゼント・寄せ書き・記念品贈呈
  • 飲食

などが主流だと思います。

■開会の挨拶など

開会の挨拶などは、詳細は直前に詰めればOKです。

■出し物(歌・クイズ・スライドなど)

出し物のボリュームによって、謝恩会の準備の大変さが変わってきます。

経験上、2時間枠の謝恩会の場合は、クイズ2回、歌2曲、スライドが限界です。

先生方との歓談の時間をたくさん取りたい場合は、クイズ1回、歌1曲、スライドくらいがちょうど良いと思われます。

≪謝恩会で歌う歌≫

基本的に謝恩会で歌う歌は、皆で練習する時間は取れないことを前提にすすめていきましょう。

皆での練習を取り入れることを考え出すと、謝恩会委員にも他の保護者の方にも負担が大きくなります。

謝恩会当日の開会前の1回のリハで完成するような簡単な歌や誰でも知っている歌を選び、youtube等のリンクをメールに添付して、クラスの皆さんにご家庭で練習しておいてもらうようにすすめていくのがベストです。

≪クイズ≫

クイズは、問題の用意ができていれば、簡単にできるので取り入れやすいと思います。

園や先生にまつわるクイズを出して、正解を競ったりすると盛り上がりますよ!

≪スライド≫

スライドは、園児達も静かにみることができるため、謝恩会の終わりにもってくると会が締まります。

スライドは、今までの園で撮影した写真をスキャンしてスライドに仕上げるだけならさほど時間はかかりません。

ただ、凝りだすと止まらなくなるので要注意。

■謝恩会での食べ物・飲み物

サンドイッチやから揚げといった軽食を準備することが多いようです。

お菓子を出す場合は、予め袋に小分けにしたお菓子を子供に配るのが、不公平感が出ないのでおすすめです。

なお、食品アレルギーのあるお子さんがいるかかどうかはしっかり確認しておきましょう。

③グループ分け:役割分担を決める

謝恩会の内容が決まったら、その内容に必要な役割を書き出し、その役割をいくつかのグループに分けましょう。

  1. 会計
  2. 謝恩会会場飾りつけ/飲食手配/当日司会進行
  3. 寄せ書き/記念品/プレゼント/花束手配
  4. 出し物準備

例えば、このように9つの役割を4つのグループに分けてしまいます。

そして、謝恩会を開催するメンバーにもそれぞれのグループに分かれてもらい、これ以降はグループで活動してもらいます。

大人数で話し合いをしていてもなかなか意見がまとまらないことが多いですが、少人数になると打ち合わせがぐっと楽になり、処理スピードがグッとあがるので、早い段階でグループ分けするのがおすすめです。

2.謝恩会の2次会の予約

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(1)2次会の予約はいつする?

実は、忘れてはならないのが、謝恩会の2次会の予約。

謝恩会の2次会を飲食店や居酒屋で行う場合、年始早々すぐに予約しておきましょう。

だいたい、卒園式の日というのは、市内や区内で重なります。そうすると、その日に、謝恩会の2次会を行う園がたくさん出てくるので、大人数で入れる居酒屋等の予約は争奪戦となります。

私は、卒園する保育園児と保護者全員、および、先生方数人が参加すると仮定して、年始早々に予約しました。

毎年2次会を行っている園は、前年度の幹事さんに、前年度の2次会の場所と参加人数を聞いて、その人数を参考にしても良いでしょう。

2次会を予約する際には、人数の変更がいつまで可能であるかもきちんと把握しておき、キャンセル料の支払いが発生しない時期までに正確な人数をお店に連絡することをお忘れなく!

(2)私たちの保育園の2次会予約体験記

私達は、概算で参加人数が100人でした。

年始早々に動きだして、第1希望のお店は、その時点ですでに予約でいっぱい。

合計10件ほど電話をし、

  • 先生方、園児、保護者が一部屋に入れるお店
  • 大人1人2500円、子供1300円のお店

を予約することができました。

2次会にみなさんが参加しやすいように、参加費はあまり高くならないお店を探しましょう。

3.グループごとに必要な予算算出

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謝恩会のざっくりした内容が決まったら、期限を決めて、各グループで自分達の役割分担で必要な予算を算出してもらいましょう。

期限は、1月中旬くらいを目安にします。

幹事さんは、全てのグループから算出した予算の報告を受けたら、それをメンバー全員にメールでもラインでも良いので報告してください。

謝恩会で予算が必要だった項目を参考用にリスト化しました。

謝恩会で予算が必要な項目リスト

  1. 先生方への花束
  2. 先生方への寄せ書き
  3. 先生方への記念品
  4. 保育園・幼稚園へのプレゼント
  5. 謝恩会当日のお菓子や飲み物代
  6. 謝恩会当日の出し物に使うアイテム
  7. 招待状等作成にかかる印刷代や紙代
  8. 会場装飾費

(1)先生方への花束

先生方への花束は、毎年贈っていると思います。前年度にいくらくらいの花束を贈っているか、事前にリサーチしておきましょう。

私達の場合は、毎年、およそ3000円~4000円のお花を贈っているようでしたので、予算もそれにならいました。



ただ、お花は、少し事情があって、生花ではなく、この【花*花】さんのプリザーブドフラワーを注文しました。

実は、お世話になった担任の先生が、ご病気で長期療養を余儀なくされ、卒園式に出席して頂くことができませんでした。

その先生が退院されたときにお渡しできるように、枯れないプリザーブトフラワーにしよう!ということになったのです。

他の先生方も、「これならずっと飾っておけるね。」と喜んで下さったので、プリザーブドフラワーにして良かったです。

こんなアレンジメントフラワーも花瓶がなくても飾っておけるので良いですね。

(2)先生方への寄せ書き

先生方への寄せ書きをする場合には、色紙が必要です。最近は、100円ショップでもとてもかわいい色紙が売ってますね。私達も100円ショップで桜色の色紙を調達しました。

その100円ショップで購入した色紙を、

この色紙フレームに入れて贈りました。

色紙予算は、先生おひとりあたり、色紙代100円+色紙フレーム代906円=合計1006円で計上しました。

(3)先生方への記念品

先生方への記念品の予算も、前年度の記念品の価格から大きく外れないものを選ぶことを前提として、前年度の記念品の価格を参考にすると良いと思います。

先生方への記念品は、例年、園児の名前を刺繍したエプロンやTシャツが多かったのですが、私達は、卒園児と先生方の写真を使った卒園記念マグカップにしました。

卒園記念マグは、下の2つが候補にあがり、結果として、(ⅱ)を選んだので、手つなぎ卒園記念マグ代×先生方の数+送料を先生方への記念品の予算としました。

(ⅰ)データ1つでOK!シンプル卒園記念マグ



このシンプルマグは、写真データが1つあれば注文できますし、納品までの期間も短いので、保護者の負担は少なくなります。

ただ、園児全員がそろっていて、みんなのお顔の写りも良い写真のデータがなければいけないところがネックです。

(ⅱ)個人で撮った写真でOK!手つなぎ卒園記念マグ

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手つなぎマグは、スマホ等でそれぞれの保護者に写真を撮ってもらい、そのデータをメールで送ってもらえばOKなのでデータは揃えやすいです。

ただ、データの大きさに気を付けなければいけないので、そういうことが苦手な保護者の方には負担がかかります。

また、全員分のデータがそろわないと注文できないのもネックです。

(4)保育園・幼稚園へのプレゼント

保育園・幼稚園へ寄贈するプレゼントの予算も前年度にならって決めるのが良いかと思います。

保育園・幼稚園に寄贈するプレゼントは、先生にリクエストを聞くのが一番です。

とはいえ、予算がありますので、「だいたい〇〇〇〇円くらいで何か園に必要なものはありませんか?」と目安をお伝えしつつお伺いしましょう。

私達は、先生方のリクエストでテプラにしました。

かわいいので、リラックマにしてみました。

(5)当日のお菓子や飲み物

謝恩会当日のお菓子や飲み物代も、前年度の謝恩会でかかった費用を参考に決めても良いかと思いますし、ガラッと内容を変えてしまっても良いかと思います。

私達は、謝恩会当日の飲食代の予算をかなり抑えることにしました。

前年度は、オードブルやパン、宅配ピザを注文していて、ここに結構予算を取っていました。

しかし、私達の園の謝恩会は、家で昼食をとった後、保育園のホールで行う予定。

「そこまで食べ物を用意しなくて良いのでは?」という意見が多数でした。

そこで、私達の代の謝恩会は、

  • 園児達・園児兄弟には袋詰めのお菓子とペットボトル
  • 先生方と保護者には大皿に盛ったつまめるお菓子とペットボトルのお茶

を用意するだけにして、この内容で予算を組みました。

ケータリング等は、食品アレルギーのお子さんがいる場合は、配慮が必要です。

そういった点も考慮して、時には、前年度と大きく内容を変更しても良いと思います。

(6)出し物に使うアイテム

謝恩会の出し物の予算は、ざっくりで良いので決めておきましょう。もしくは、その決めた予算内で納めるようにしてもいいと思います!

例えば、

  • クイズで優勝者にちょっとした景品を渡す場合
  • 歌の練習のためにCDを購入する場合
  • スライド(ムービー)作成のために何らかのソフトを購入する場合

などには、これらの費用を必要経費として計上してもらいましょう。

(7)印刷物等にかかる印刷代や紙代

謝恩会を行う際に、

  • 保護者のみなさんへの案内状
  • 先生方への招待状
  • 謝恩会当日の式次第

などを配布する場合には、コピー代や紙代も必要になります。

あらかじめ案内状等を配布するか否かを決めておき、配布する場合には、紙代やコピー代も予算に計上してもらいましょう。

(8)会場装飾費

謝恩会当日の会場の装飾にかかる費用も必要です。

会場には、

  • 謝恩会の看板
  • 式次第
  • 花紙で作った花
  • 風船

等を飾ったりします。

会場の装飾費は、およその予算を決めておき、その予算内で収まるようにするのが良いと思います。

4.謝恩会の参加費決め

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謝恩会に使う予算が決まったら、次は、保護者のみなさんに払ってもらう会費を決めましょう。

会費の決め方はメンバー全員の了承を得た方が良いですが、具体的な会費の計算は、謝恩会の幹事さんと会計係で担当します。

会費を決めるタイミングは、予算が決まったらすぐに、遅くとも1月いっぱいには決めてしまいましょう。

(1)謝恩会の参加費用は、参加費①と②を作るのがおすすめ

謝恩会は、基本的に自由参加の園が多ほとんどだと思います。

ご家庭によっては、謝恩会に出席されないご家庭もあります。

しかし、謝恩会には参加できないけれど、先生方への贈り物には参加したいという方もいらっしゃいます。

かといって、謝恩会に参加されないのに、謝恩会での飲食代を含めた参加費をいただくのは心苦しい・・・。

そこでおおすすめなのが、参加費①と参加費②をつくることです。

参加費①は、謝恩会には参加できないけど先生方への贈り物には参加したいという方向けの会費。

参加費②は、謝恩会に参加する方向けの会費。

このように分けることで、謝恩会には参加できないけど贈り物には参加したい!という方のリクエストにも応えられますし、回収する側も遠慮なく回収することができます。

(2)参加費①と参加費②の決め方

謝恩会の予算を、贈り物系の予算と謝恩会当日のための予算とに分けます。

先生方に送る記念品、園へのプレゼント、寄せ書き、花束等の予算を合わせたもの→贈り物系の予算。

謝恩会当日のお菓子や飲み物、出し物(余興)、会場装飾費等の予算を合わせたもの→謝恩会当日のための予算。

こんな感じで分けるいいと思います。

「印刷物」代は、迷うところですが、謝恩会当日までの配布物にかかる割合が高いので、贈り物系の予算に含めて良いと思います。

(ⅰ)参加費①の決め方

参加費①は、謝恩会に参加できない/先生方への贈り物には参加する方向けの会費です。

私達が謝恩会をしたときには、先生方への贈り物は、保護者全員の方に参加して頂く前提にしました。

“ 参加費①=贈り物系の予算 ÷ 園児の頭数 ”で計算しました。

(ⅱ)参加費②の決め方

参加費②は、謝恩会に参加される方向けの会費です。

参加費②=謝恩会当日のための予算 ÷ 園児の数 + 参加費① ”で計算しました。

この計算は、園児全員が謝恩会に出る前提で計算しているので、謝恩会を欠席される方がいらっしゃれば、その分予算は減ります。

ここの予算の調整は、当日の会場装飾費や先生方や保護者のお菓子代で調整しましょう。

実際に、それでなんとかなりました。

5.謝恩会の参加費回収スケジュール決め

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保護者の方から回収する会費(参加費①・参加費②)が決まったら、具体的にいつ会費を回収するのか決めましょう。

これも、幹事さんと会計係で決めれば良いので、参加費を決めるのと同時に決めれば効率的。

お金が絡むことはトラブルになりやすいので、先生方を介しての回収は断られる場合があります。

基本的に自分達で回収する段取りをつけましょう。

2月に保護者が一同会する機会(懇談会や園行事)があれば、その日を会費の回収日に設定するのが一番効率的です。

お金の他に保護者の方から回収したいものがあれば、その日に会費と一緒に回収できるように、そちらの準備もすすめておくように、各グループにお願いしておくと良いですよ。

例えば、先生方へのメッセージカードを回収する場合には、その日までに、各家庭への白紙のメッセージカードの配布を済ませておき、謝恩会の会費と一緒に、記入済みのメッセージカードを回収すれば別に回収する手間が省けます。

6.謝恩会開催のお知らせメール配信

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謝恩会の参加費、参加費の回収日が決まったら、幹事さんは、参加費回収2週間前を目安に、保護者宛に「謝恩会開催のお知らせ」をメールで配信しましょう。

「謝恩会開催のお知らせ」には、

  1. 謝恩会の日時・場所
  2. 服装
  3. 会費
  4. 協力依頼事項
  5. 2次会について

を記載します。

(1)謝恩会の日時・場所

謝恩会の開場時間・開始時間を記載しておきましょう。

(2)謝恩会参加時の服装

卒園式のときのままの正装で行けば良いのか普段着に着替えて行けば良いのか迷われる方もいるので、あらかじめ記載しておきましょう。

実際に、私も質問を受けました。

明確にしておくと参加される方の負担も減るので、記載しておきましょう。

(3)謝恩会の会費

参加費①と参加費②の説明をします。

謝恩会に参加されない方は参加費①を会費とさせて頂く旨、謝恩会に参加される方は参加費②を会費とさせていただく旨をお知らせしましょう。

さらに、会費の回収日も必ず明記し、ご協力をお願いします。

(4)協力依頼事項

例えば、謝恩会で先生方へ寄せ書きを贈るのであれば、

  • 寄せ書きをする旨
  • 寄せ書きの参加方法

出し物で「歌」を歌うのであれば、

  • 皆で歌を歌う旨
  • 歌の練習方法(youtube等のURLを載せて歌う歌をお知らするなど)

を書いておきましょう。

(5)2次会について

謝恩会の2次会を開催する場合には、

  • 時間帯および場所
  • 参加費
  • 参加の可否を会費回収の際にお伺いする旨

を記載しておけば、参加人数の把握も参加費回収日に完了します。

7.謝恩会の参加費回収

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謝恩会の会費の回収は、告知した日に、会計係を中心に担当を決めて行ってもらいましょう。

後々トラブルにならないように、「失礼します。」といって、中身の金額を確認させてもらうことも忘れずに。

このときに、忘れずに2次会への参加の可否も確認します。

8.招待状の送付または掲示

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2月の上旬~中旬には、担当グループが先生方に招待状をお渡し、あるいは、出欠表を掲示させて頂きましょう。

ご招待する先生方が明確に決まっている場合には、お招きする先生宛に招待状を作成し、お一人お一人にお渡しするようにします。

参加を希望して下さる先生方全員に参加して頂きたい場合には、先生方の事務所に「謝恩会の案内」と「先生方の名簿」を掲示して頂き、参加して下さる先生は「〇」、参加頂けない先生には「×」を記入していただく形式をとるのがおすすめです。

2週間後くらいに、先生方に参加の可否を確認、あるいは、名簿の回収をしましょう。

9.最後の全体ミィーティング(最終調整)

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2月の下旬、あるいは、3月の上旬に、謝恩会開催メンバー全員を集めて、最終調整をしましょう。

最終調整では、各グループで詰めたプランをもとに謝恩会の詳細を詰めていきます。

謝恩会の最終調整とは、主に、この3つの項目です。

  1. 開会・閉会の挨拶の担当決め
  2. 謝恩会のタイムテーブル決め
  3. 会場レイアウト決め

(1)開会・閉会の挨拶の担当決め

謝恩会の開会・閉会の挨拶の担当を決めます。

 

謝恩会メンバー以外に挨拶を頼む場合、謝恩会中に先生方にお言葉を頂戴したい場合には、あらかじめきちんとお願いしておきましょう。

(2)謝恩会のタイムテーブル決め

謝恩会の開催時間を考えてタイムテーブルを組みます

例えば、

開始0~5分:開会セレモニー(謝恩会委員長挨拶)

開始5~15分:出し物(歌)

開始15分~35分:出し物(クイズ)

といったように、具体的に何にどれくらいの時間を使うかを決めていきましょう。

きちんとタイムテーブルを立てておかないと、グダグダの会になります。

(3)会場レイアウト

①座席レイアウト

  • 先生方
  • 卒園する園児
  • 保護者
  • 園児兄弟

の出席人数を確認して座席を確保します。

座席は、1つ1つ椅子を用意しても良いですし、「ござ」でも良いと思います。

②会場の飾りつけ

看板、式次第、その他の装飾品などの会場の飾り付け内容を決めます。

何をどこに飾るのかまで決めておくと当日慌てなくて済みます。

園から借用したいものはリストにし、ミィーティング終了後すぐにでも打診しておきましょう。

自分たちが持ち込むものも、忘れ物防止のためにリスト化することをおすすめします。

10:当日のタイムテーブルと持ち物リストの配布

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最終調整が終わったら、幹事さんは、謝恩会開催1週間前までに、

  1. 持ち物リスト
  2. 会場レイアウト
  3. 当日のタイムスケジュール

を謝恩会メンバー全員に配布しましょう。

これでメンバー間の認識のずれをなくせます。

1.持ち物リスト

誰が何をもってくるのかを明確にでき、忘れ物を防止することができます。

園から借用するものもリストに載せ、返却の際、このリストをチェックして返却漏れの無いようにしましょう。

2.会場レイアウト

メンバー全員が素早く会場を設営できるように用意します。

3.当日のタイムテーブル

メンバーの認識を一つにして、グダグダの会にならないようにするための必須アイテムです。

謝恩会は先生方への感謝の気持ちを表す最大のチャンス!!

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謝恩会の幹事になった方は、皆をまとめることやどうやってすすめていけば良いのかを悩み不安になることもあるかと思います。

しかし、謝恩会は、今までお世話になった先生方に感謝の気持ちを伝える最初で最後のチャンスです。

どうせやるなら楽しまないと損。

幹事になった方は、謝恩会メンバーの方に、積極的に自分の得意分野を選んでもらえるように働きかけましょう。

  • 工作が得意な人には会場の装飾の担当
  • アイデアを出すのが得意な人には出し物の担当
  • ひかえめな性格だなという人には会計や買い出しの担当

といった風に、自分ができそうな分担を率先して選んでもらいましょう。

できない人・しない人を責めるのではなく、できそうな事を考えてみたり、してもらえるように働きかけましょう。

みんなでフォローしあえばしあうほど、ママたちの絆も深くなります。

ママが人とどうかかわっていくのか、子供たちはよく見ています。

大変ではありますが、今までお世話になった先生方への感謝の気持ちを胸にがんばりましょう!

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